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項目進(jìn)行中的流程設(shè)計評估方法

2011-09-16 15:04 來源:中國醫(yī)藥營銷聯(lián)盟 作者:張國祥 點(diǎn)擊:

核心提示:為了保證流程設(shè)計符合企業(yè)實際和達(dá)成流程管理目標(biāo),進(jìn)行流程設(shè)計之前,企業(yè)需要明確合格流程的標(biāo)準(zhǔn),設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)就是評估標(biāo)準(zhǔn)。

為了保證流程設(shè)計符合企業(yè)實際和達(dá)成流程管理目標(biāo),進(jìn)行流程設(shè)計之前,企業(yè)需要明確合格流程的標(biāo)準(zhǔn),設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)就是評估標(biāo)準(zhǔn)。

 評估標(biāo)準(zhǔn)因企業(yè)而異,我在《中小企業(yè)如何進(jìn)行流程評估》一文中給出的判斷指標(biāo)和量化指標(biāo)可供參考。同時,企業(yè)流程管理戰(zhàn)略也影響評估標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)立。流程再造和流程優(yōu)化的評估標(biāo)準(zhǔn)顯然是不同的。流程再造可能會更多參考行業(yè)標(biāo)桿的指標(biāo),流程優(yōu)化則應(yīng)該注重內(nèi)部標(biāo)兵的指標(biāo),適當(dāng)兼顧行業(yè)標(biāo)兵的做法即可。流程評估既是對流程設(shè)計的檢驗,也是流程實施的準(zhǔn)備,是流程管理的重要一環(huán)。

 流程設(shè)計是流程管理的基礎(chǔ),流程是否符合企業(yè)實際,是否簡潔高效,不能設(shè)計者說了算,必須經(jīng)過三道評估關(guān),三道評估各有側(cè)重,不能互相替代。這三道評估分別是崗位代表評估、主管評估和企業(yè)負(fù)責(zé)人評估。

 流程參與者崗位代表評估是流程設(shè)計評估的第一關(guān)。主要評估該流程是否符合企業(yè)實際、是否可操作、是否簡潔。流程設(shè)計者一方面要聽取崗位代表意見,另一方面還要引導(dǎo)他們大膽反思現(xiàn)行做法的不足,鼓勵參與者提出進(jìn)一步簡化的建議,徹底掃除操作上的障礙、去掉冗余環(huán)節(jié)。流程設(shè)計者要對比新舊流程的不同之處,并描述由此可能帶來的積極變化,如有不利影響也要一并闡述清楚,確保流程在總體上優(yōu)于舊流程。否則,該流程就必須進(jìn)行重新設(shè)計。

 流程參與者必須從兩個方面對流程進(jìn)行評估,一是從低端回答流程是否切合實際,二是從高端回答流程是否讓我們充分發(fā)揮了潛力。如果不付出任何努力就能按流程執(zhí)行,則往往表明流程的起點(diǎn)低了,流程改善的空間還有待挖掘。如果執(zhí)行流程需要投入很多的資源或者流程推行的阻力過于龐大,則流程的起點(diǎn)就過高,暫時很難適合企業(yè)現(xiàn)階段的發(fā)展需要,流程的標(biāo)準(zhǔn)還需降低,盡量能做到既滿足現(xiàn)行的做法,又有一定程度上的提高。

 主管評估也就是流程審核,是流程評估的第二關(guān)。主要就流程的系統(tǒng)性、銜接緊密性進(jìn)行評估,對可操作性也要作進(jìn)一步評估。凡流程涉及到的崗位員工代表及其上級主管都必須參加討論。評估采取流程執(zhí)行者闡述、流程涉及的崗位代表和上級主管提問、流程設(shè)計者答疑的方式進(jìn)行。本環(huán)節(jié)除了對該流程是否簡潔可行進(jìn)行評估外,還要評估其在整個流程體系中所處的地位和作用、評估其與上下承接流程是否銜接緊密,評估流程目標(biāo)是否明確、目的能否達(dá)成,否則,也需要退回重新設(shè)計。

 主管需要考慮這個流程可不可以被替代、或合并,還有沒有刪減的空間,或者手工操作的部分能不能用技術(shù)或設(shè)備替代,盡量考慮減少等待、減少重復(fù)和交叉環(huán)節(jié)。

 企業(yè)負(fù)責(zé)人評估就是最后審批環(huán)節(jié),是流程設(shè)計評估的第三關(guān)。除了繼續(xù)評估流程的系統(tǒng)性之外,重點(diǎn)評估其完整性和必要性,以保證企業(yè)流程設(shè)計的系統(tǒng)性和有效性。流程管理專家、流程設(shè)計者、流程涉及到的各主管參加,流程設(shè)計者進(jìn)行流程必要性闡述,企業(yè)負(fù)責(zé)人和其他參加者均可提出質(zhì)疑,流程設(shè)計者和流程管理專家給予解答。如果該流程不能保證整個公司的流程前后銜接、操作可行、效率提高,甚至存在可有可無的環(huán)節(jié)或責(zé)任不清現(xiàn)象,則該流程就必須重新設(shè)計。

 企業(yè)負(fù)責(zé)人還要特別關(guān)注流程與客戶和供應(yīng)商的銜接與配合,只有提高顧客響應(yīng)速度,增加供應(yīng)商合作便捷的流程才能真正提高企業(yè)的效率和效益。

 一個流程如果通過了三道評估關(guān),其被知曉的范圍就大大增加了,同時也是給公司的流程管理者和執(zhí)行者進(jìn)行了一次次深入的培訓(xùn),對流程的執(zhí)行也就有了堅強(qiáng)的后盾和廣泛的基礎(chǔ)。評估不僅僅是形式上的審核,也是思想上的碰撞和提高。因此任何一個評估環(huán)節(jié)都不能省掉,而且還要認(rèn)真的對待,慎之又慎。

 

Tags:流程設(shè)計 中小企業(yè)

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