流程優(yōu)化助力生產(chǎn)優(yōu)質(zhì)新聞
非常欣喜地看到報(bào)業(yè)也在引進(jìn)流程管理,雖然已中斷多年不給報(bào)社投稿,但是作為一名曾經(jīng)的報(bào)紙(兼職)通訊員,而今的流程管理專家,我還是很樂意談?wù)勎覍?duì)報(bào)業(yè)流程優(yōu)化的見解。既然《青年記者》已經(jīng)給出了六個(gè)小專題,我就圍繞這六個(gè)專題來談,不過,我不會(huì)平均用力,有的話題會(huì)談多一點(diǎn),有的話題也許一帶而過。當(dāng)然,如果我對(duì)報(bào)業(yè)流程的理解停留在過去階段,那就只能請(qǐng)讀者見諒了。
一、采編溝通,如何通過優(yōu)化流程來加強(qiáng)?
采編溝通是保證新聞質(zhì)量的關(guān)鍵流程,也是報(bào)業(yè)流程優(yōu)化的重點(diǎn)。任何行業(yè)流程優(yōu)化必須進(jìn)行的前期工作包括以下內(nèi)容:現(xiàn)行流程是如何走的?存在什么樣的問題?哪個(gè)環(huán)節(jié)是瓶頸?以企業(yè)目前的能力,能夠解決多少問題?打通瓶頸的基本要求是什么?本企業(yè)如何才能打通它?報(bào)業(yè)流程優(yōu)化應(yīng)該與此相同。
通俗地講,流程管理相當(dāng)于部隊(duì)開進(jìn)的“逢山開路逢水架橋”工作,不能按時(shí)到達(dá)預(yù)定地點(diǎn),就意味著失敗甚至全軍覆沒。由于新聞的時(shí)效性,新聞稿件必須在有限時(shí)間內(nèi)見報(bào)。這就對(duì)采編溝通預(yù)先限定了完成時(shí)間,采訪何時(shí)完成、稿件何時(shí)傳遞、編輯何時(shí)審稿、(如有疑異)何時(shí)反饋、何時(shí)見報(bào)等等都有嚴(yán)格的時(shí)間要求,不能因人而改變。整個(gè)溝通流程都必須在有限的、規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成。流程優(yōu)化就是對(duì)采編溝通的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行時(shí)間確認(rèn)、責(zé)任確認(rèn)、質(zhì)量和數(shù)量確認(rèn),其中新聞還有很重要的一條那就是真實(shí)性確認(rèn)。流程管理要求流程的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都能夠追蹤,以確保出現(xiàn)工作遺漏和偏差能夠及時(shí)糾正并進(jìn)行責(zé)任追蹤。為了保證新聞的真實(shí)性,采編溝通就必須增加一個(gè)流程節(jié)點(diǎn)——事件當(dāng)事人確認(rèn)或反饋。這是確保新聞?wù)鎸?shí)性、杜絕虛假新聞的必要環(huán)節(jié)或必要手段。必要時(shí),可增加知曉事件當(dāng)事人的第三方見證人確認(rèn)環(huán)節(jié),重大新聞更須如此。
今天,信息處理技術(shù)的升級(jí)讓采編溝通越來越便捷,也給流程優(yōu)化提供了強(qiáng)有力的保障。不像我們上個(gè)世紀(jì)八十年代,新聞稿寫完了,還要找人以最快時(shí)間帶或送到報(bào)社,至于編輯如何取舍修改,通訊員或記者就不得而知了。只有報(bào)紙出來,才能發(fā)現(xiàn)稿件是百分之百采用還是面目全非、是寫出精彩還是鑄成大錯(cuò)都只能事后知曉。除非有嚴(yán)重錯(cuò)誤會(huì)發(fā)個(gè)更正申明,否則無暇更改的小錯(cuò)誤就會(huì)留下永遠(yuǎn)的遺憾。今天的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以為采編內(nèi)部溝通提供網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),讓采編實(shí)現(xiàn)同步交流,報(bào)紙出版前,記者就能看到排版清樣,發(fā)現(xiàn)問題哪怕是一個(gè)錯(cuò)別字也可以及時(shí)糾正。
至于新聞生產(chǎn)流程如何優(yōu)化,我的建議是各個(gè)報(bào)社完全可以根據(jù)自己報(bào)社宣傳的重點(diǎn)進(jìn)行分門別類的梳理,對(duì)不同時(shí)間(一年三百六十天,不同季、不同月、不同周、不同日的報(bào)道重點(diǎn)還是有規(guī)律可循的)、不同行業(yè)、不同版面的采訪規(guī)律進(jìn)行歸納總結(jié),把共性的部分整理出來,采訪流程、采編交流流程、編輯流程就清晰地展現(xiàn)在大家(微博)面前了,再找部分業(yè)務(wù)熟練人士整理成流程圖或流程手冊(cè),整個(gè)報(bào)社的流程優(yōu)化就能得到很好地提高或階段性固化(流程優(yōu)化將是長期的持續(xù)改進(jìn)工作)。
對(duì)于采編溝通流程,我的具體建議是從選題溝通開始,發(fā)起人或采訪人員、或編輯人員,雙方根據(jù)當(dāng)前(當(dāng)期)形勢(shì)或版面要求,事先溝通采訪主題、確定重點(diǎn)環(huán)節(jié)互相配合的時(shí)間、內(nèi)容節(jié)點(diǎn),這樣當(dāng)采訪一旦展開之后,編輯在無稿時(shí)段就可以對(duì)重點(diǎn)采訪對(duì)象進(jìn)行過程跟蹤、提醒采訪人員抓住關(guān)鍵、不遺漏任何重點(diǎn),自己也可網(wǎng)上查閱相關(guān)采訪對(duì)象或事件的背景資料,采訪人員完成初稿之后,編輯工作就能無縫對(duì)接,立即開展,審核稿件也能有的放矢,駕輕就熟。
二、流程設(shè)置好了,為何執(zhí)行不到位?
有了流程,并不能保證流程就可以得到執(zhí)行,這是多數(shù)企業(yè)的通病。就像我們很多企業(yè)有完善的制度卻沒有執(zhí)行一樣,形同虛設(shè)并不僅僅局限于流程。所以,我總是強(qiáng)調(diào),沒有觀念變化就沒有流程優(yōu)化。重視流程管理就一定要報(bào)社上上下下全員參與學(xué)習(xí)、全員參與優(yōu)化、全員認(rèn)同流程管理,才能全員執(zhí)行流程。責(zé)任是流程的靈魂。把流程責(zé)任落實(shí)到每項(xiàng)工作、每個(gè)環(huán)節(jié)、每個(gè)崗位。這也是前面我為什么要強(qiáng)調(diào)流程責(zé)任可追蹤的原因所在。流程設(shè)置好了,宣傳貫徹到人了,就必須不折不扣地執(zhí)行,任何違背流程的人不論職務(wù)大小一律追究責(zé)任、給予懲戒。
當(dāng)然流程不被執(zhí)行,除了人的問題以外,也有流程本身不切實(shí)際的問題。這一問題目前在國內(nèi)其它行業(yè)也比較普遍,主要是流程的設(shè)計(jì)者不夠?qū)I(yè),照搬照抄、依葫蘆畫瓢,脫離了本單位實(shí)際。因此我特別強(qiáng)調(diào)流程優(yōu)化一定遵循八字標(biāo)準(zhǔn)“務(wù)實(shí)、獨(dú)特、簡潔、高效”。從本報(bào)社的實(shí)際出發(fā)是根本,好流程的產(chǎn)生在設(shè)計(jì)之初就應(yīng)該做到上下認(rèn)同。上下認(rèn)同,大家執(zhí)行就容易得多。
三、新聞生產(chǎn)流程中,每個(gè)環(huán)節(jié)的作用可以量化嗎?
我對(duì)此的回答是肯定的。任何工作都可量化而且必須量化。新聞生產(chǎn)流程最重要的量化要素是時(shí)間!時(shí)間上的量化多數(shù)是以日和小時(shí)來計(jì)量,重大新聞的連續(xù)采訪或報(bào)道可能需要量化到分,如十五分鐘、三十分鐘等。篇幅的量化、段落的量化、字?jǐn)?shù)的量化,還有很重要的一項(xiàng),質(zhì)的量化!質(zhì)量、質(zhì)量,質(zhì)量本身就是量化的一個(gè)重要指標(biāo),只不過很多國人把它忽視了。新聞的六要素(時(shí)間、地點(diǎn)、人物、起因、經(jīng)過、結(jié)果(性質(zhì)))本身就是量化指標(biāo)。采編溝通就是圍繞這些量化指標(biāo)進(jìn)行的。
量化每個(gè)環(huán)節(jié)、量化每項(xiàng)工作、才能控制好每個(gè)環(huán)節(jié)、做好每項(xiàng)工作,最后才能完成每天、每周、每月、每年的工作。一切工作都可流程化,一切流程都可量化。
四、流程優(yōu)化,一定會(huì)增加工作量嗎?
這是磨刀和砍柴的關(guān)系。短期而言,是會(huì)增加工作量,長期而言,會(huì)讓報(bào)社競(jìng)爭力增強(qiáng),員工效率更高,做同樣的事情工作量只會(huì)減少。流程優(yōu)化的本質(zhì)是保證每一個(gè)環(huán)節(jié)都成為工作目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的必要活動(dòng),在企業(yè)講叫增值活動(dòng),否則,可有可無的活動(dòng)都會(huì)被砍掉。我們?cè)僖圆删帨贤鞒虨槔捎跍贤鞒谈啙嵏咝Ц嗅槍?duì)性——溝通直指新聞的關(guān)鍵要素,又強(qiáng)化了防止虛假新聞產(chǎn)生的復(fù)核流程,讓新聞的產(chǎn)出更快更準(zhǔn)更有質(zhì)量更有時(shí)效,無效溝通大大減少,它怎么會(huì)增加工作量呢?
流程優(yōu)化做到位,一定會(huì)事半功倍。
五、當(dāng)前新聞生產(chǎn)的流程優(yōu)化遇到的難點(diǎn)是什么?
流程優(yōu)化通常是對(duì)過往工作的歸納總結(jié),無非是去粗取精、去慢取快、去低取高,拒絕無效,優(yōu)化低效,把大部分例行事務(wù)流程化。管理就是不斷發(fā)現(xiàn)問題、解決問題的過程,因此,流程管理不可能包羅萬象,否則,就不會(huì)有創(chuàng)新和發(fā)展了。有人說突發(fā)事件報(bào)道、新聞創(chuàng)意策劃是流程優(yōu)化的難點(diǎn),我不敢完全贊同。突發(fā)事件報(bào)道、新聞創(chuàng)意策劃是新聞工作的難點(diǎn),我是贊同的,是流程優(yōu)化的難點(diǎn),我就不敢茍同了。突發(fā)事件是新聞關(guān)注的重點(diǎn)、熱點(diǎn),最容易出新聞,但也是新聞工作中的例行事務(wù)。新聞創(chuàng)意策劃從本質(zhì)上講也是例行事務(wù)。只不過這類例行事務(wù)的頻率小一點(diǎn)而已,但一年之中總會(huì)有幾次或更多次。對(duì)于流程管理而言,凡是重復(fù)性的工作都可進(jìn)行流程優(yōu)化設(shè)計(jì)。只不過每次出來的新聞或成果不同而已。突發(fā)事件的新聞可能需要報(bào)社反應(yīng)更加快速、調(diào)派更多人手、增加更多車輛或設(shè)備,最好現(xiàn)場(chǎng)直播或同步文字傳送,而其處理流程也是有規(guī)律可循的,也是可以歸納總結(jié)出來的。
雖然本人沒有直接進(jìn)行過報(bào)社流程的優(yōu)化設(shè)計(jì),但我在生產(chǎn)企業(yè)進(jìn)行流程優(yōu)化指導(dǎo)時(shí),往往要牽涉到企業(yè)突發(fā)事件的應(yīng)急處理流程,以及處置突發(fā)事件時(shí)的媒體應(yīng)對(duì)流程,我發(fā)現(xiàn)規(guī)律是相通的。而且我們還對(duì)企業(yè)品牌管理中的廣告創(chuàng)意流程進(jìn)行了梳理和優(yōu)化,為相關(guān)人員今后處理同類工作設(shè)計(jì)了非常高效的實(shí)施路徑(流程)。
流程優(yōu)化的難點(diǎn)永遠(yuǎn)是思想上的障礙,是習(xí)慣勢(shì)力和傳統(tǒng)做法。觀念更新是流程優(yōu)化的難點(diǎn)。這是我在指導(dǎo)多家企業(yè)進(jìn)行流程優(yōu)化的經(jīng)驗(yàn)之談。
六、新聞生產(chǎn)流程管理的最好境界是什么?
我認(rèn)為新聞生產(chǎn)流程管理的最好境界是全員參與、全程共享、動(dòng)態(tài)把控、多快好省。
全員參與、全程共享、動(dòng)態(tài)把控,既是流程優(yōu)化的最好境界,也是流程優(yōu)化的出發(fā)點(diǎn)和歸宿點(diǎn),不需要解釋。至于多快好省,我說多幾句。任何行業(yè),當(dāng)然包括報(bào)業(yè)在內(nèi),都必須追求以最小的投入換取最大的回報(bào)。報(bào)業(yè)生產(chǎn)的也是一種產(chǎn)品,只不過這種產(chǎn)品不同于一般的商品,它屬于精神產(chǎn)品或者叫文化產(chǎn)品,它不是用來滿足人們物質(zhì)生活需求的,而是為了滿足人們的精神需要或文化需求。它的多、快、省如果沒有落實(shí)到好字上面,就失去了意義,甚至可能造成不可挽回的損失。新聞的好字體現(xiàn)在真實(shí)性和時(shí)效性上面,其它物質(zhì)產(chǎn)品可以儲(chǔ)存、有質(zhì)量缺陷還可以返工修復(fù),新聞產(chǎn)品不可儲(chǔ)存、一旦出現(xiàn)質(zhì)量問題——內(nèi)容失真,就會(huì)擾亂公眾視線、引起思想混亂。因此新聞生產(chǎn)既要反映現(xiàn)實(shí)全面(多)、及時(shí)(快)、采編時(shí)間短(?。?,更重要的是真實(shí)準(zhǔn)確(好)!新聞生產(chǎn)流程,好是前提,好是目的,多快省都必須為好字服務(wù)。
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