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職場升級戰(zhàn):不可不知的九大郵件新規(guī)則

2010-11-04 10:32 來源:中國醫(yī)藥聯(lián)盟 我要評論 (0) 點擊:

核心提示:職場中可別小看了E-mail的功能,簡單的幾個詞里面大有玄機。你所寫的每一個字,都將作為之后的mail法庭中的證詞。若想打好下一場職場升級戰(zhàn),要先把郵件新規(guī)則研究透。學好EMAIL規(guī)則,善用職場法寶,做個職場牛人是不難的。

       導語:職場中可別小看了E-mail的功能,簡單的幾個詞里面大有玄機。你所寫的每一個字,都將作為之后的mail法庭中的證詞。若想打好下一場職場升級戰(zhàn),要先把郵件新規(guī)則研究透。學好EMAIL規(guī)則,善用職場法寶,做個職場牛人是不難的。
 
  一、不要越級發(fā)郵件
  杜拉拉對直接上司玫瑰有看法,跟平級的王薔討論,結(jié)果聽說王薔這個北方愣子已經(jīng)直接給玫瑰的上級李斯特發(fā)過告狀EMAIL了,李斯特這個老頭子的做法只是把EMAIL原封不動回傳給玫瑰。顯然,李斯特的“轉(zhuǎn)發(fā)”表明了自己的態(tài)度。王薔的結(jié)局絲毫不意外:很快就被玫瑰開了。
 
  之所以把這條放在頭一位,是很多職場新人自以為比上司能,以為越級發(fā)發(fā)EMAIL告狀不容易被發(fā)現(xiàn),在EMAIL里還能暢所欲言,比打電話方便得多??!其實EMAIL的最重要特征就是容易被轉(zhuǎn)發(fā),這一點對于喜歡越級EMAIL的“小聰明們”來說是致命的。
 
  二、不要在EMAIL里談?wù)摳ぷ鳠o關(guān)的事
  EMAIL的第二個特征是容易“留案底”,這一強大特征讓EMAIL容易變成流言蜚語滋生地。假如你對某同事有意見、對老板有看法,用嘴巴說說痛快一下就算了,何必發(fā)EMAIL呢,省得讓人家轉(zhuǎn)發(fā)給當事人,或復制下來貼在MSN上。
 
  三、不要轉(zhuǎn)發(fā)不該轉(zhuǎn)發(fā)的EMAIL
  同樣,假如你收到了某某同事發(fā)來的帶有偏見內(nèi)容的EMAIL,你做到自己知道就行了,并深深感謝他的信任,不要到處轉(zhuǎn)發(fā)或復制粘貼,更不要為證明“這不是我說的,是XX說的”而當他人面打開EMAIL頁面,要知道,你能對A這樣做,你也能對B這樣做,你就變成了辦公室的不連信息傳播者,失去了同事最起碼的信任。
 
  四、保留好發(fā)送EMAIL的證據(jù)
  有時候EMAIL可能因網(wǎng)絡(luò)問題不能按時送達,也可能不小心被收件者刪掉了,或者收件者根本就是故意說沒收到,怎么辦?在發(fā)EMAIL時給自己抄送一份就得了,或者保留在發(fā)件箱里。
 
  同樣,其他人發(fā)給你的工作EMAIL也要保留三個月以上再考慮永久刪除,以備發(fā)生問題時“對質(zhì)”。
 
  五、私人EMAIL躲開公司網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控
  很多公司都有網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控一說,我們就寧可信其有吧。我們總有點私事吧,躲開監(jiān)控也不難,可以用擅發(fā)EMAIL的手機,隨時隨地上網(wǎng),發(fā)送接收都可以避開公司的網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控。比如跟戀人談?wù)勄檎f說愛,或者跟培訓班的老師發(fā)發(fā)作業(yè),都很方便。
 
       六、讓EMAIL幫助自己樹立勤奮形象
  不能半夜給客戶打電話談價格,不能在出差途中、火車上給老板打電話匯報情況,怎么辦?很簡單,發(fā)EMAIL啊。銷售小說《輸贏》里有這么一招,你只管在晚上零點之后給客戶、老板發(fā)EMAIL談工作吧,當他們收到時會為你的勤奮感動的!
 
  同樣,在不方便打電話的時候打開手機給客戶、老板發(fā)EMAIL,說一句:我在火車上,周圍比較亂,在用手機發(fā)EMAIL……老板最喜歡這樣的員工了。
 
  七、不要忘記EMAIL的正確收發(fā)時間
  同一個EMAIL前后10分鐘發(fā)送可能就影響大局。比如可以把手機的EMAIL收發(fā)設(shè)置上聲音,像短信一樣提醒;對于需要在確定的時間點上發(fā)送出去的重要EMAIL可以在三手機的備忘錄中將其記錄下來,一到時間就會提醒你。老板可以說沒有看到EMAIL,但你不能說你沒有發(fā)。動一動手指頭不麻煩,幫你省掉無數(shù)的誤會、責備。
 
  八 不要忘記正確“抄送”和“暗送”
  幾乎每位會用EMAIL的人都會做的,但卻未必做得最合適。當需要把文件傳達給其他人時,固然要抄送到每位,但別忘了要抄送到主管上級、老板那里,雖然他可能根本沒有時間看,但這種“以資證明”的行為不可缺少。尤其是你想表揚你的下屬或團隊的時候,這種抄送更是比表揚本身還重要。
 
  暗送,不要把暗送當成法寶來避開那些被抄送的人,如果你不想讓別人知道你“送”過誰,那最好根本就別“送”!
 
  九 不要讓EMAIL徹底代替電話
  很多人都有這樣的感覺,當習慣用EMAIL、QQ、MSN或短信時,發(fā)現(xiàn)自己能不打電話時就盡量避免打電話,因為“怕人家煩”,尤其是需要道歉、澄清、辭職、砍價時。血淋淋揭開的事實是:我們的口頭溝通能力下降了!我們感覺已經(jīng)無法面對電話中的客戶、老板或同事了!但這樣不行!必要時拿起手機撥過去,用禮貌、清晰、抑揚頓挫的語言跟對方溝通,讓對方充分感受到你聲音的魅力并被打動吧。
 

Tags:職場 升級 郵件

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