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信息管理

2017-08-30 17:30 作者：張國祥 點(diǎn)擊：

一、概述

信息管理是對(duì)企業(yè)經(jīng)營所需的市場(chǎng)預(yù)測(cè)、客戶反饋、生產(chǎn)營銷數(shù)據(jù)、人財(cái)物評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)指標(biāo)及其實(shí)際指標(biāo)的收集、整理與運(yùn)用進(jìn)行管理，從而提高決策的準(zhǔn)確度和有效性，改善經(jīng)營方式、改善企業(yè)管理。主要內(nèi)容包括：信息種類管理、信息收集管理、信息傳遞管理、信息存儲(chǔ)管理、信息運(yùn)用管理、查閱權(quán)限管理、保密管理、信息系統(tǒng)維護(hù)管理、信息化管理、信息檔案管理等。
二、實(shí)戰(zhàn)方法
信息種類管理
一般企業(yè)將信息類別分為三種：宏觀政策信息、內(nèi)部經(jīng)營信息、外部市場(chǎng)信息。筆者建議分為五種：宏觀政策信息、行業(yè)趨勢(shì)信息、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手信息、外部市場(chǎng)信息、內(nèi)部經(jīng)營信息。這種劃分其實(shí)就是把宏觀政策信息和外部市場(chǎng)信息作了細(xì)分，以便信息收集和管理更有針對(duì)性和實(shí)用性。五類信息包含的主要內(nèi)容如下：
1.宏觀政策信息：國家經(jīng)濟(jì)決策、國家產(chǎn)業(yè)政策、國家調(diào)控政策、國際經(jīng)濟(jì)形勢(shì)、國際金融信息、大宗商品價(jià)格走勢(shì)、影響國計(jì)民生的政策出臺(tái)等。
2.行業(yè)趨勢(shì)信息：新產(chǎn)品新材料新工藝的研究成果與市場(chǎng)推出時(shí)機(jī)、行業(yè)領(lǐng)軍企業(yè)的新產(chǎn)品新動(dòng)向、行業(yè)原材料市場(chǎng)變化、行業(yè)協(xié)會(huì)簡(jiǎn)報(bào)、行業(yè)協(xié)會(huì)研討會(huì)發(fā)布的報(bào)告等。
3.競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手信息：主要競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的市場(chǎng)策略、價(jià)格變化、客戶變化、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手針對(duì)本企業(yè)市場(chǎng)策略制訂的競(jìng)爭(zhēng)方案、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手推出的新產(chǎn)品、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的促銷活動(dòng)等。
4.外部市場(chǎng)信息：市場(chǎng)變化信息、市場(chǎng)活動(dòng)信息、渠道支持與維護(hù)信息、銷售總額、貨款回收信息、客戶增減信息、產(chǎn)品或服務(wù)反饋信息等。
5.內(nèi)部經(jīng)營信息：人才引進(jìn)信息、人員變動(dòng)信息、財(cái)務(wù)收支信息、物料供給信息、設(shè)備維護(hù)與運(yùn)行狀況信息、生產(chǎn)計(jì)劃與進(jìn)度信息、產(chǎn)品研發(fā)信息、工藝革新信息、安全信息、質(zhì)量信息、管理改善信息等。
 
信息收集管理
信息收集管理主要是確定信息分類收集責(zé)任人，確定收集方式和聯(lián)系對(duì)象。
宏觀政策信息通常指定企業(yè)高管分頭收集，或者是與政府機(jī)關(guān)有工作聯(lián)系的特定崗位人員，如財(cái)務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)收集工商稅務(wù)管理的宏觀政策信息，人力資源經(jīng)理負(fù)責(zé)收集國家勞動(dòng)和社會(huì)保障方面的政策信息。
行業(yè)趨勢(shì)信息通常指定專人收集或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)與業(yè)務(wù)人員共同收集相結(jié)合。業(yè)務(wù)出身的企業(yè)負(fù)責(zé)人也可以兼管此項(xiàng)收集工作。
競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手信息收集通常由市場(chǎng)總監(jiān)負(fù)責(zé)、全體業(yè)務(wù)人員分區(qū)域配合。
外部市場(chǎng)信息收集通常由客服專員負(fù)責(zé)，全體業(yè)務(wù)人員配合。
內(nèi)部經(jīng)營信息收集由企業(yè)信息專員負(fù)責(zé)，各單位負(fù)責(zé)人及全體員工配合。
企業(yè)所有信息收集工作最后都由信息專員匯總。
 
信息傳遞管理
信息傳遞管理的主要工作是建立傳遞渠道，提供傳遞便利，規(guī)定傳遞頻率，設(shè)立信息提供獎(jiǎng)勵(lì)制度。
建立信息傳遞渠道是指建立企業(yè)局域網(wǎng)、設(shè)立企業(yè)在線溝通平臺(tái)，當(dāng)在線傳遞不可實(shí)現(xiàn)時(shí)，提供標(biāo)準(zhǔn)表格方便傳遞。規(guī)定特殊或緊急信息的電話或短信傳遞方式。
信息傳遞頻率是指按照企業(yè)經(jīng)營需要或統(tǒng)計(jì)分析需要必須在固定時(shí)間傳遞的信息。企業(yè)外部市場(chǎng)信息和內(nèi)部經(jīng)營信息都必須定時(shí)定點(diǎn)傳遞。
信息收集具有廣泛性和靈活性，企業(yè)為了鼓勵(lì)員工外出時(shí)盡量收集對(duì)企業(yè)有幫助的信息，有必要設(shè)立信息提供獎(jiǎng)勵(lì)制度。可采用的方式有普獎(jiǎng)或?qū)ｍ?xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)，也可以二者結(jié)合使用。普獎(jiǎng)是指凡是為企業(yè)提供信息的員工都可獲得獎(jiǎng)勵(lì)，獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)為一條信息一元。專項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)是指評(píng)定信息運(yùn)用效果后決定，視信息運(yùn)用所產(chǎn)生的價(jià)值決定獎(jiǎng)勵(lì)額度。
 
信息存儲(chǔ)管理
能否讓企業(yè)信息資源共享，存儲(chǔ)管理是關(guān)鍵。企業(yè)信息存儲(chǔ)管理必須做好以下工作：
1、現(xiàn)代企業(yè)均有必要設(shè)立信息專員負(fù)責(zé)企業(yè)信息存儲(chǔ)管理。
2、配置信息存儲(chǔ)設(shè)備設(shè)施，防止信息丟失、信息破壞。
3、信息專員按信息類別分類存儲(chǔ)，重要信息提醒主管負(fù)責(zé)人撰寫信息分析報(bào)告、擬訂應(yīng)對(duì)策略或應(yīng)對(duì)方案報(bào)批。
4、信息專員進(jìn)行信息匯總，定期編輯信息簡(jiǎn)報(bào)，提供有需要的員工查閱。
5、信息存儲(chǔ)同時(shí)也是信息檔案管理的一部分，要與信息檔案管理相結(jié)合。
 
信息運(yùn)用管理
信息是決策的依據(jù)。信息收集的目的就是為了運(yùn)用，為決策提供參考，為考核提供數(shù)據(jù)，為市場(chǎng)調(diào)整提供數(shù)據(jù)支撐，為方案制訂提供數(shù)據(jù)支撐。信息運(yùn)用管理是企業(yè)信息管理的核心和重點(diǎn)。企業(yè)做好信息運(yùn)用管理必須注意的事項(xiàng)如下：
1、建立信息共享通道，讓需要信息的員工第一時(shí)間獲得信息。
2、為創(chuàng)新或設(shè)計(jì)新方案的員工運(yùn)用信息提供查閱方便。
3、組織信息運(yùn)用成果評(píng)定，并將信息運(yùn)用成果歸檔。
4、將需要全員知曉或引起警覺的信息公布，激勵(lì)或警示眾人。
5、定期召開信息運(yùn)用協(xié)調(diào)會(huì)或研討會(huì)，推動(dòng)企業(yè)管理水平提升和工作效率改善。
 
查閱權(quán)限管理
查閱權(quán)限管理主要是為了防止信息泄漏，而不是限制員工查閱。凡是工作需要查閱信息的員工，企業(yè)與其工作相關(guān)的信息資源都對(duì)其開放。不設(shè)查閱權(quán)限會(huì)導(dǎo)致企業(yè)網(wǎng)絡(luò)擁堵，也會(huì)給不法分子網(wǎng)絡(luò)入侵提供方便。當(dāng)然與其工作無關(guān)的信息當(dāng)然不予開放。企業(yè)信息查閱權(quán)限管理必須注意的事項(xiàng)如下：
1、查閱權(quán)限授予崗位，凡是這一類崗位員工均有查閱權(quán)，不因人而異。
2、在人員發(fā)生異動(dòng)后，企業(yè)有必要更改查閱密碼，并第一時(shí)間通知擁有查閱權(quán)限的員工。
3、信息的復(fù)制、外傳必須經(jīng)過企業(yè)負(fù)責(zé)人或其授權(quán)人審批，信息專員登記后協(xié)助辦理。
4、超越權(quán)限查閱履行審批手續(xù)，信息專員不得擅自擴(kuò)大信息傳遞范圍。
 
保密管理
信息保密管理主要是風(fēng)險(xiǎn)管理，信息查閱權(quán)限管理也是信息保密管理。企業(yè)進(jìn)行信息保密管理要做的工作如下：
1、進(jìn)行全員信息教育，讓員工掌握信息保密的原則、規(guī)定，掌握信息傳遞和運(yùn)用方法。
2、信息運(yùn)用與信息提供分工。對(duì)外信息提供實(shí)行專人負(fù)責(zé)，其他運(yùn)用信息的員工無權(quán)對(duì)外發(fā)布或提供企業(yè)信息。
3、定期檢查企業(yè)電腦、U盤的存儲(chǔ)信息，對(duì)有泄密風(fēng)險(xiǎn)的電腦、U盤進(jìn)行加密處理。
4、對(duì)存儲(chǔ)過企業(yè)商業(yè)機(jī)密的報(bào)廢電腦硬盤、關(guān)鍵芯片實(shí)行粉碎處理。
5、全員養(yǎng)成人走電腦關(guān)機(jī)或設(shè)置休眠狀態(tài)的習(xí)慣，不給不法人員可乘之機(jī)。
 
信息系統(tǒng)維護(hù)管理
企業(yè)信息系統(tǒng)維護(hù)一定要有專人管理，同時(shí)還要與專業(yè)機(jī)構(gòu)簽訂定點(diǎn)服務(wù)合同，以防企業(yè)員工不能自行解決系統(tǒng)問題時(shí)能夠得到專業(yè)機(jī)構(gòu)專業(yè)人員的及時(shí)幫助。企業(yè)信息維護(hù)管理必須注意的事項(xiàng)如下：
1、企業(yè)信息設(shè)備設(shè)施實(shí)行專人負(fù)責(zé)，定人管理，建立信息設(shè)備管理臺(tái)賬，轉(zhuǎn)移、交接登記。
2、非專職人員不得隨意調(diào)整或更改系統(tǒng)硬件、修改系統(tǒng)軟件。
3、信息設(shè)備設(shè)施不得隨意丟棄或變賣，由企業(yè)專職信息管理員按公司統(tǒng)一規(guī)定處理。
4、企業(yè)建立信息備份系統(tǒng)，在聘請(qǐng)企業(yè)外部人員維修信息設(shè)備設(shè)施時(shí)，先將涉密資料導(dǎo)出，再請(qǐng)專業(yè)人士維護(hù)。
5、外聘人員維修維護(hù)信息設(shè)備設(shè)施時(shí)，企業(yè)必須派人全程陪同，一方面學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)，另一方面防范信息泄漏。
 
信息化管理
信息化管理是企業(yè)管理方式或管理手段的全面升級(jí)，這是一個(gè)包含信息管理在內(nèi)的概念，是企業(yè)發(fā)展到一定階段的主動(dòng)選擇。也是現(xiàn)代企業(yè)全面公司化運(yùn)作轉(zhuǎn)型成功的標(biāo)志。信息化管理已擺脫了傳統(tǒng)的手工操作、手工傳遞信息階段，而代之以信息化的手段實(shí)施企業(yè)管理。它將徹底擺脫企業(yè)對(duì)個(gè)人的依賴，而是走上靠系統(tǒng)管理企業(yè)的良性發(fā)展軌道。企業(yè)信息化管理成功的標(biāo)志有以下幾點(diǎn)：
1、企業(yè)實(shí)現(xiàn)了制度化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化管理，遵循規(guī)則做事被視為理所當(dāng)然。
2、企業(yè)實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公，計(jì)劃、任務(wù)、工作結(jié)果均可在線發(fā)布、在線跟蹤。
3、企業(yè)實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)管理，任何個(gè)人對(duì)制度、規(guī)則的破壞都會(huì)被抵制。
4、企業(yè)管理者大大減少，每一個(gè)員工都能夠?qū)ψ约旱墓ぷ髫?fù)責(zé)。
5、企業(yè)管理行為、經(jīng)營過程均可追溯，公正、公平、客觀評(píng)價(jià)員工貢獻(xiàn)變成現(xiàn)實(shí)，讓企業(yè)自我總結(jié)、自我完善變得更加容易。
6、企業(yè)對(duì)員工個(gè)人失職的追究變得簡(jiǎn)單易行，逃避責(zé)任在信息化時(shí)代將被視為最愚蠢的行為。
 
信息檔案管理
信息檔案管理除了對(duì)信息本身的存儲(chǔ)歸類進(jìn)行管理之外，還有一個(gè)很重要的內(nèi)容就是企業(yè)其它檔案的信息化處理。也就是說現(xiàn)代企業(yè)的檔案將有兩種形態(tài)存在，一種是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案或?qū)嵨餀n案，另一種就是信息檔案，也稱為電子檔案。傳統(tǒng)檔案由各系統(tǒng)負(fù)責(zé)人或企業(yè)指定專人保管，信息檔案則由企業(yè)信息專員統(tǒng)一保管。所有紙質(zhì)檔案或?qū)嵨餀n案都必須將其關(guān)鍵信息錄入企業(yè)數(shù)據(jù)庫，即建立企業(yè)電子檔案。電子檔案必須進(jìn)行備份處理，同時(shí)打印紙質(zhì)目錄存檔。電子檔案的分類原則與管理方法與傳統(tǒng)檔案管理基本相同，但是其技術(shù)含量更高，因此企業(yè)負(fù)責(zé)信息管理的員工必須專業(yè)人才擔(dān)任。
 
三、參考案例
略

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