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檔案管理

2018-03-12 17:35 作者：張國祥 點擊：

一、概述

什么是企業(yè)檔案管理
企業(yè)檔案管理是指將企業(yè)經(jīng)營管理活動中形成的文字資料、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、音像制品、科研成果等定期歸納整理，移交專人管理，實行統(tǒng)一或分散存放，從而提供開發(fā)利用或進(jìn)行決策參考的一系列專業(yè)管理活動。
 
企業(yè)檔案的種類 
企業(yè)檔案通常包括以下內(nèi)容：公文檔案、人事檔案、培訓(xùn)檔案、財務(wù)檔案、技術(shù)檔案、設(shè)備檔案、客戶檔案、供應(yīng)商檔案、安全檔案，較大的企業(yè)還有物流商檔案、車輛檔案、基建檔案、項目檔案、樣品檔案、信息檔案、資產(chǎn)檔案、證券檔案、合同檔案等。檔案種類也因企業(yè)性質(zhì)和規(guī)模不同而不同。從檔案載體上區(qū)分，有紙質(zhì)檔案、音像檔案、電子檔案。小型企業(yè)可以分散管理，但是必須指定專人檢查和指導(dǎo)各系統(tǒng)的檔案管理，企業(yè)辦公室存放統(tǒng)一目錄。大中型企業(yè)則應(yīng)該建立統(tǒng)一的檔案室，集中管理企業(yè)各類檔案。
 
檔案管理的作用
1、準(zhǔn)確反映企業(yè)的成長歷程
檔案記錄著企業(yè)成長的點點滴滴，何時開業(yè)，創(chuàng)業(yè)者是誰，何時盈利，何時擴(kuò)張，戰(zhàn)略目標(biāo)調(diào)整過幾次、掌門人有無變動等等都可以從企業(yè)檔案中找到答案。企業(yè)發(fā)展何時平穩(wěn)、何時動蕩，原因何在，也可以從中找到規(guī)律和解答。
2、防患企業(yè)商業(yè)秘密外泄
企業(yè)檔案無不涉及商業(yè)機(jī)密，如果沒有統(tǒng)一管理，任憑管理人員個人處置，勢必容易丟失，丟失就有泄密可能。檔案不僅要統(tǒng)一管理，而且還要人人具有保密意識。
3、決策制訂的參謀和幫手
企業(yè)做決策、出方案，往往都要查找歷史數(shù)據(jù)，進(jìn)行同比分析或方案對比，沒有檔案就無法進(jìn)行。檔案管理良好的企業(yè)，死檔案強(qiáng)過活幫手。好記性不如爛筆頭。人腦記憶總有誤差的時候。做決策離不開檔案資料。
4、企業(yè)文化的活標(biāo)本
很多企業(yè)搞企業(yè)文化建設(shè)總喜歡請專家?guī)兔?，殊不知，企業(yè)文化是企業(yè)成員思想意識在企業(yè)制度規(guī)范、員工行為、廠容廠貌等諸多方面的投射或反映。是企業(yè)員工自己培養(yǎng)創(chuàng)建起來的，是不假外求的東西。做好檔案管理的企業(yè)，在整理完善企業(yè)文化時，不需要搜索枯腸，不需要絞盡腦汁，不需要編造，只需要將全體員工認(rèn)可的價值觀、制度規(guī)范、行為準(zhǔn)則梳理、補(bǔ)充、完善，企業(yè)文化的基本內(nèi)容就有了。再結(jié)合企業(yè)發(fā)展史上的重要事件的整理、以及優(yōu)秀員工代表的事跡總結(jié)，企業(yè)文化就豐富起來了。
5、企業(yè)宣傳的資料庫
檔案管理好的企業(yè)需要進(jìn)行宣傳時，只需在檔案室調(diào)取資料就行了，不需要臨時抱佛腳，打亂正常工作，也不需要像演員彩排似的，勞民傷財，準(zhǔn)備道具、背景。檔案管理好的企業(yè)，宣傳資料真實可信，對宣傳和擴(kuò)大企業(yè)影響力有百利而無一害。檔案管理實在是一舉多得的事情。
6、員工成長的斷代史
很多企業(yè)員工進(jìn)來時一張表，出去時還是一張表。更有甚者，這個員工一走，這一張表也不知什么時候就消失得無影無蹤了。這實在是大錯特錯的事。人事專員對于已經(jīng)離職的員工檔案應(yīng)該定期移交檔案管理部門。離職員工不一定都是企業(yè)的敵人，說不定哪一天企業(yè)的員工成了名人，他的檔案可就成了珍貴史料。這有點夸張，但并非沒有可能。人事專員應(yīng)該做好員工檔案管理，每年補(bǔ)充、更新員工檔案內(nèi)容，準(zhǔn)確及時記錄員工成長的腳步。員工在企業(yè)多少年，檔案就應(yīng)該記載多少年的主要成長歷程。企業(yè)人事檔案應(yīng)該成為員工成長的斷代史。
 
二、實戰(zhàn)方法
企業(yè)檔案管理的方法
1、分類整理、統(tǒng)一存放
一個成規(guī)模的企業(yè)應(yīng)該有專門的檔案室或資料庫，特別是電腦的普及運(yùn)用，檔案管理顯得更加重要。凡使用電腦軟件的企業(yè)，都會定期產(chǎn)生大量的報表，這些報表一經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱，多數(shù)就成了廢紙一張，有保密觀念的，會撕碎扔掉；沒有保密觀念的，通常就是揉搓一下隨手一扔。給企業(yè)的商業(yè)機(jī)密安全工作帶來極大隱患。
企業(yè)必須建立健全檔案管理制度和保密守則。對各種各樣的資料收集、發(fā)放、登記、分類、回收、存檔、保管、保密等級、保管期限、銷毀等，做出統(tǒng)一而明確的規(guī)定。這些資料包括文字的、影像的、光碟的等等。
2、集中管理、信息共享
企業(yè)檔案必須集中管理，但是一定要方便共享。數(shù)據(jù)資料設(shè)定權(quán)限密碼，以方便工作查閱而又不易泄密為原則。數(shù)據(jù)庫管理必須嚴(yán)格復(fù)制、傳播登記手續(xù)。文字資料一律實行審批制度，原則上以在資料室閱讀為主，因工作需要必須借出時，實行先批準(zhǔn)、登記、再借用制度。嚴(yán)格控制資料丟失。
3、電子檔案，文字目錄
凡是只有電子文檔，而沒有文字資料的重要資料，必須編寫文字目錄，列明文檔生成時間、起草人、審核、批準(zhǔn)及生效時間，資料保管人。電子文檔最大的好處是不易篡改，哪怕更改一個標(biāo)點符號，文檔時間就會自動更新。所以能夠進(jìn)行電子文檔處理的企業(yè)都應(yīng)該進(jìn)行電子化處理。
同時，企業(yè)的文字資料也要編制電子目錄，方便管理、方便查找，也可以防止丟失。
4、每年編寫企業(yè)大事記
企業(yè)檔案管理部門應(yīng)該每年組織一次企業(yè)大事記編寫工作，這既是對企業(yè)全年工作的一個回顧和總結(jié)，也是為后人了解企業(yè)成長提供方便。當(dāng)然企業(yè)也要事先確定一個大事記的入選標(biāo)準(zhǔn)。不能太濫，太濫就沒有意義了。
5、保守機(jī)密、人人有責(zé)
企業(yè)檔案管理絕不是檔案部門的事情，而是企業(yè)人人有責(zé)的大事。商業(yè)機(jī)密關(guān)系企業(yè)存亡，沒有一個人可以說這不關(guān)我的事。企業(yè)內(nèi)部員工人人都在享用企業(yè)機(jī)密，每天的早會晚會都在通報企業(yè)的運(yùn)營數(shù)據(jù)，這都是商業(yè)機(jī)密。
 
三、參考案例
附1：企業(yè)檔案管理制度
附2：檔案管理流程圖（略）
 
某某公司檔案管理制度
一、為規(guī)范公司檔案管理，保守公司機(jī)密，特制定本制度。
二、公司檔案管理的對象是指本單位所有具有考查利用價值的文件材料。
三、公司檔案分為：人事檔案，客戶檔案，枝術(shù)檔案，生產(chǎn)檔案，設(shè)備檔案，公文檔案，財務(wù)檔案。
四、公司檔案負(fù)責(zé)人：人事檔案由綜合部人事主管統(tǒng)一管理；客戶檔案由營銷經(jīng)理統(tǒng)一管理；技術(shù)檔案由技術(shù)文員統(tǒng)一管理；生產(chǎn)檔案由生產(chǎn)文員統(tǒng)一管理；設(shè)備檔案由設(shè)備管理員統(tǒng)一管理；公文檔案由綜合部經(jīng)理統(tǒng)一管理；財務(wù)檔案由財務(wù)經(jīng)理統(tǒng)一管理。檔案管理人員必須對檔案的內(nèi)容保密。
五、檔案的保存：
1、各部門的檔案必須在次月的5日前將上月處理完的檔案歸檔。
2、各部門的各類檔案必須確保真實，書寫整齊，完整。
3、檔案入庫，必須辦理檔案入庫手續(xù)，填寫《檔案入庫單》，建立并及時更新《檔案目錄表》。
4、檔案管理人員按日期的先后將檔案分類管理，做好標(biāo)識，以便于查找。
5、綜合部經(jīng)理到各崗位抽查歸檔文件，每月至少二到三份，并做好檔案抽查記錄，確保文件無丟失。
六、檔案借閱
1、檔案借閱必須經(jīng)部門主管同意，填寫《檔案借閱單》，檔案在借閱期限內(nèi)尚未歸還，檔案保管員及時跟蹤追還，防止丟失。
2、借閱期間，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得復(fù)印、抄寫檔案資料。
3、檔案管理人員對歸還的借閱材料認(rèn)真進(jìn)行檢查，一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象，要及時向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報，并追究有關(guān)人員的責(zé)任。
七、檔案的銷毀
1、公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
2、當(dāng)某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案銷毀審批表》交總經(jīng)理審核，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。
3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對，將批準(zhǔn)的《公司檔案銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
4、檔案銷毀需編制《檔案銷毀清冊》；銷毀要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字。
八、檔案存放區(qū)需做到八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。
九、本制度運(yùn)用表格工具包括：
1、《檔案入庫單》
2、《檔案目錄表》
3、《檔案借閱單》
4、《公司檔案銷毀審批表》
5、《銷毀清冊》
十、本制度的修改：
1、修改需由部門經(jīng)理提出，展開部門經(jīng)理討論會議，確定需要修改本制度，并報總經(jīng)理批準(zhǔn)后開始本制度的修改組織工作；
2、由部門經(jīng)理對本制度修改草案，綜合部經(jīng)理組織討論完善后，報總經(jīng)理簽發(fā)頒布后生效。
十一、本制度經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)頒布執(zhí)行。

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