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企業(yè)規(guī)范化管理之計(jì)劃管理——制訂計(jì)劃的五個(gè)要訣

2017-03-01 10:52 作者：張國(guó)祥 點(diǎn)擊：

凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。良好的計(jì)劃是成功的一半。計(jì)劃很重要，是人都知道，問(wèn)題是愿意訂工作計(jì)劃的人不多，知道如何訂計(jì)劃的人很少，訂了計(jì)劃能夠堅(jiān)決執(zhí)行、堅(jiān)持做到、務(wù)求做好的更是少之又少。

企業(yè)工作計(jì)劃通常分為年度計(jì)劃、月度計(jì)劃、周計(jì)劃、日計(jì)劃，同時(shí)還有項(xiàng)目計(jì)劃或?qū)ｍ?xiàng)計(jì)劃。毫無(wú)疑問(wèn)，人人都應(yīng)該做好日計(jì)劃，企業(yè)高層管理者需要做好年度計(jì)劃，企業(yè)的中堅(jiān)力量——各部門主管則必須做好月計(jì)劃或周計(jì)劃。至于是以月計(jì)劃為主，還是以周計(jì)劃為主，則需要依據(jù)企業(yè)工作性質(zhì)及具體項(xiàng)目來(lái)決定，二者并舉也可。
不論何種計(jì)劃，其構(gòu)成內(nèi)容不外乎任務(wù)名稱、完成措施或關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)、達(dá)成目的或完成量化指標(biāo)、工作責(zé)任人、配合人或協(xié)作人、起止時(shí)間、完成天數(shù)、視需要可增加獎(jiǎng)懲約定。所不同的只是任務(wù)多少而已。當(dāng)然，日計(jì)劃可簡(jiǎn)化壓縮為只有任務(wù)名稱加時(shí)間段即可。
如果說(shuō)管理混亂的根源是權(quán)責(zé)不明，那么效率低下的原因就是計(jì)劃不清（或沒(méi)有計(jì)劃）。要解決效率低下的問(wèn)題，就得從制定計(jì)劃著手，首先從學(xué)會(huì)制訂計(jì)劃開始！
在長(zhǎng)期的企業(yè)咨詢過(guò)程中，我們總結(jié)出了制訂計(jì)劃的五個(gè)要訣：任務(wù)名稱準(zhǔn)確、目標(biāo)清晰可數(shù)、工作責(zé)任到人、完成時(shí)間到天、措施具體得力。五個(gè)要訣對(duì)提高員工制訂計(jì)劃的水平和速度大有幫助，現(xiàn)整理出來(lái)供有需要的企業(yè)或員工借鑒。
一、任務(wù)名稱準(zhǔn)確
任務(wù)就是要干什么。任務(wù)名稱準(zhǔn)確的具體要求是讓人一看就知道要做什么，一定是動(dòng)詞+名詞，如催收貨款、繳納電費(fèi)、拜訪客戶、開發(fā)供應(yīng)商、確定承包合同格式文本等等。
不會(huì)訂計(jì)劃的員工主要問(wèn)題是不知道自己應(yīng)該做什么，一是習(xí)慣于聽(tīng)從上級(jí)的安排，二是企業(yè)管理不規(guī)范，崗位職責(zé)不夠清晰明確，員工不知道自己的任務(wù)是什么。如果每一名員工都有清晰的工作職責(zé)，確定任務(wù)名稱就很容易了。比如招聘主管的職責(zé)一定有進(jìn)行人才市場(chǎng)調(diào)查、建立招聘渠道等，那么，擔(dān)任招聘主管的員工在制訂計(jì)劃時(shí)就會(huì)有這樣的任務(wù)名稱：進(jìn)行本地區(qū)服裝設(shè)計(jì)師供給狀況調(diào)查、增加招聘渠道。當(dāng)然下級(jí)員工的任務(wù)名稱也可以是上級(jí)主管工作計(jì)劃中已經(jīng)確定的事項(xiàng)。
二、目標(biāo)清晰可數(shù)
任務(wù)目標(biāo)就是工作要達(dá)到的程度和取得的結(jié)果。達(dá)成目標(biāo)要么“看得見(jiàn)”、要么“數(shù)得出”。如“增加招聘渠道”要達(dá)成目標(biāo)可以是“確定3家報(bào)批”，也可以是“簽訂3家合作合同”，還可以是“完成招聘渠道篩選報(bào)告”。前二個(gè)表述屬于“數(shù)得出”（3家），后一表述就屬于“看得見(jiàn)”（報(bào)告）。
確定達(dá)成目標(biāo)取決于制訂計(jì)劃的員工所擔(dān)任崗位的權(quán)力。目標(biāo)清楚，工作就不會(huì)走彎路。
三、工作責(zé)任到人
責(zé)任到人就是明確事情具體由誰(shuí)做。不規(guī)范的企業(yè)往往把責(zé)任只劃到部門層面，而沒(méi)有劃到人頭。要知道部門是不會(huì)做事的，做事的只能是人——擔(dān)任特定崗位的員工。責(zé)任不到人，計(jì)劃十有八九要落空。責(zé)任人可以是制訂計(jì)劃者本人，也可以是制訂者下屬。如“制訂招聘計(jì)劃”可以是人力資源經(jīng)理本人，也可以是其下屬——擔(dān)任招聘主管或招聘專員的員工。責(zé)任人多數(shù)情況下是一個(gè)人，但也不排除有時(shí)候是一類人，比如“人力資源經(jīng)理”安排新制度培訓(xùn)工作，其責(zé)任人就可以是他的下屬——四個(gè)主管分別同時(shí)去完成。
責(zé)任人是負(fù)主責(zé)的人。配合人或協(xié)作人也不可忽視。規(guī)范的企業(yè)工作都是按流程操作，是多崗位員工協(xié)同作戰(zhàn)，分兵把守。在計(jì)劃中明確配合人或協(xié)作人，就可以讓“他們”事先知曉配合要求或支持內(nèi)容，方便先做準(zhǔn)備或事先留出時(shí)間，這樣工作才能夠有條不紊不至于打亂仗。
四、完成時(shí)間到天
時(shí)間到天有兩個(gè)涵義：一是要多少天完成，二是完成截止時(shí)間是哪一天。后面措施具體得力中的“關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)”也有可能是時(shí)間安排，因?yàn)槟闳绻e(cuò)過(guò)了這個(gè)時(shí)間，任務(wù)就不可能完成，比如外貿(mào)企業(yè)的船期，參加展會(huì)的參展期，參加招聘的招聘日等。
同一階段有多項(xiàng)工作任務(wù)，還得考慮輕重緩急，時(shí)間管理四象限法則就可以派上用場(chǎng)了。比如緊急的任務(wù)放在前面，不急的事情放在后面；或者把重要的事情放在前面或者增加完成時(shí)間。同時(shí)還要兼顧同一責(zé)任人不能在同一時(shí)段完成兩項(xiàng)工作。
完成計(jì)劃時(shí)限一定要留有余地。實(shí)際完成時(shí)間則盡量往前趕，這樣才能掌握工作主動(dòng)權(quán)。
五、措施具體得力
措施是怎樣做。工作任務(wù)能否完成，措施很重要。措施具體說(shuō)明員工知道事情應(yīng)該怎么做，關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)清楚說(shuō)明員工心中有數(shù)。如果一名員工對(duì)該項(xiàng)工作從何處入手或關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)把握不準(zhǔn)，要把工作做好是不太可能的。比如任務(wù)名稱“增加招聘渠道”要完成的措施就可以是這樣：網(wǎng)上搜索中介機(jī)構(gòu)或平臺(tái)，初選6家中介或平臺(tái)，電話洽談確定3家意向中介或平臺(tái)、撰寫篩選報(bào)告上報(bào)經(jīng)理審批。
措施具體，工作就能有條不紊；措施得力，工作就能高效快捷。
可以這么說(shuō)，工作越忙越是要訂計(jì)劃。計(jì)劃到位，事半功倍；計(jì)劃紊亂，手忙腳亂。
以上經(jīng)驗(yàn)是筆者在咨詢企業(yè)輔導(dǎo)計(jì)劃制訂時(shí)與老板員工共同歸納總結(jié)的，在此對(duì)咨詢企業(yè)的老板員工一并表示感謝。

Tags：企業(yè)規(guī)范化管理 計(jì)劃管理 制訂計(jì)劃 要訣 計(jì)劃

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