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企業(yè)流程梳理方法

2017-01-05 10:16 作者：張國祥 點擊：
流程梳理是為企業(yè)現(xiàn)狀把脈，同時規(guī)劃企業(yè)未來的流程框架。流程梳理也是流程分析，是流程優(yōu)化和流程管理的基礎和前提。
流程分析從戰(zhàn)略開始，從企業(yè)目標開始，再到企業(yè)組織架構梳理、到崗位優(yōu)化，再到流程結構分析，再到流程活動分析，然后進行流程優(yōu)化設計。
筆者在企業(yè)咨詢實踐中總結的企業(yè)管理流程四級分類法，得到了企業(yè)負責人的高度認同，實踐運用效果良好，作為流程梳理方法簡單實用。因此，本書就按照企業(yè)管理流程四級分類法進行流程梳理介紹。
一級管理流程是組織架構，也就是戰(zhàn)略分解或管理功能劃分；二級管理流程是崗位設置，讓管理功能找到承載點；三級管理流程是企業(yè)主要事務工作的職責劃分，四級管理流程就是圍繞事務工作展開的具體活動。
如何確定企業(yè)的三級流程名稱？最簡潔有效的方法就是從一級流程即組織架構中提取或細分。組織架構通常從董事長、總經(jīng)理劃分到各部門或子公司、分支機構，也就是將企業(yè)戰(zhàn)略分解到單位或部門。規(guī)范的組織架構應該劃分出各部門或單位的功能。三級流程名稱來源于部門功能，每一個部門功能就是一個三級流程名稱。比如說監(jiān)察審計部，就有監(jiān)察管理、審計管理、預防職務犯罪管理三個功能。財務部視企業(yè)規(guī)模大小可能會有資金管理、資產(chǎn)管理、預算管理、核算管理、稅務管理、融資管理、投資管理等功能。大家熟知的人力資源部有人才規(guī)劃管理、招聘管理、培訓管理、績效管理、薪酬管理、員工關系管理、晉級晉升管理、情感情緒管理、愿景管理、社團活動管理等功能。這些管理功能就是企業(yè)的三級流程名稱。
企業(yè)規(guī)模大、管理規(guī)范，其三級流程名稱就多，反之則少。如采購管理流程是一個三級流程名稱。而大的企業(yè)或管理規(guī)范的企業(yè)，“采購管理系統(tǒng)工作”就可能分為采購談判管理流程、采購履約管理流程、供應商管理流程、外協(xié)管理流程，或商品采購管理流程、設備采購管理流程、信息設備采購管理流程等多個三級流程。同理，小規(guī)模企業(yè)財務管理系統(tǒng)也可能只有一個三級流程，就是“財務管理流程”。
一級流程組織架構中的功能劃分也給二級流程的崗位設置提供了直接的依據(jù)。企業(yè)根據(jù)自己的規(guī)?；蛐再|直接將各功能后面加上“經(jīng)理”或“部長”、“主管”、“專員”，其崗位設置就和組織架構對應起來了。由此可見，企業(yè)一級、二級、三流程聯(lián)系是多么緊密，環(huán)環(huán)查扣，缺一不可。
四級流程和三級流程的聯(lián)系就更緊密了，每一個三級流程都可以細分為多個四級流程，每一個四級流程都可以從三級流程圖中找到它的來源。
我們還以采購管理流程為例來說明。采購管理包括采購制度或標準的建立、采購市場調查、供應商選擇、采購合同簽訂、采購計劃確認、采購訂單下達、采購送貨與結算、采購工作定期總結、供應商合作評定或管理等等，這些采購管理三級流程圖中的關鍵點每一個展開進行描述就是一個四級流程圖。那么四級流程圖名稱就有市場調查流程圖、供應商篩選流程圖、采購合同簽訂流程圖、采購計劃確認流程圖、采購訂單確認流程圖、采購結算流程圖、供應商等級評定流程圖、供應商檔案管理流程圖、供應商違約處理流程圖等。
由于每個三級流程圖都有關于制度擬訂與報批的環(huán)節(jié)，故此企業(yè)可以將“制度管理系統(tǒng)”設置為一個三級流程圖——制度管理流程圖，然后將制度擬訂、制度會簽、制度報批、制度發(fā)布、制度修改、制度廢止等分別確定為四級流程圖名稱。
企業(yè)三級、四級流程圖的數(shù)量視企業(yè)規(guī)模、性質而定。
流程是戰(zhàn)略實現(xiàn)的管道。企業(yè)戰(zhàn)略確定之后，就會進行目標分解和任務分配。將目標分解到各個部門、將工作任務劃分到崗位的過程就是流程，各崗位相互配合完成任務的過程也是流程。目標分解產(chǎn)生組織架構（一級流程），工作分配產(chǎn)生崗位設置（二級流程），每個崗位之間工作銜接的方式就產(chǎn)生了企業(yè)的三級、四級流程。三級流程是對企業(yè)組織運行基本事務工作管理職責的邏輯劃分，具體工作如何做就是四級流程。戰(zhàn)略就是通過流程的逐級細分來實現(xiàn)的。
那么企業(yè)現(xiàn)有流程能否保證戰(zhàn)略落地？是否簡潔有效又如何判斷呢？判斷標準只能是與企業(yè)戰(zhàn)略的關聯(lián)度。脫離戰(zhàn)略的流程是無效流程，偏離戰(zhàn)略目標的流程是低效流程，只有緊扣戰(zhàn)略目標的流程才可能成為高效流程。不管企業(yè)是否進行過流程設計，企業(yè)做事的流程都是客觀存在的。企業(yè)已有的流程必然受到當時企業(yè)內外環(huán)境和崗位員工素質的影響，是否適應今天變化了的現(xiàn)實則是需要通過流程梳理和分析來判斷、改進。因此，我們可以說流程分析就是對企業(yè)做事方式的全景式掃描，也可以說是慢鏡頭式的檢閱。梳理企業(yè)現(xiàn)有流程對于流程管理專家而言，就是給企業(yè)進行CT掃描，何處病變、何處梗阻一清二楚。企業(yè)管理人員學會此法，對改善企業(yè)管理一定大有裨益。
流程分析的初步結果就是梳理出企業(yè)的流程目錄體系，將企業(yè)三級流程目錄、四級流程目錄一一呈現(xiàn)。流程梳理中發(fā)現(xiàn)的問題就是企業(yè)流程優(yōu)化要解決的重點。
下面案例中的中文序號代表三級流程名稱，阿拉伯數(shù)字序號代表四級流程名稱。
 
附：某企業(yè)流程目錄匯總表（節(jié)選）
一、信息管理流程
1、宏觀政策信息收集流程圖
2、行業(yè)信息收集流程圖
3、內部信息收集流程圖
二、決策管理流程
1、決策方案論證流程圖
2、年度目標制訂流程圖
3、項目審批流程圖
三、人事管理流程
1、招聘計劃制訂流程圖
2、招聘流程圖
3、新員工入職流程圖
4、員工轉正流程圖
5、員工調崗流程圖
6、員工晉升競崗流程圖
7、離職審批流程圖
8、離職交接流程圖
9、離職歡送流程圖
10、考勤統(tǒng)計流程圖
11、請假審批流程圖
12、出差審批流程圖
四、培訓管理流程
1、年度計劃培訓制訂流程圖
2、崗前培訓流程圖
3、在崗培訓流程圖
4、外派培訓組織流程圖
5、企業(yè)內訓組織流程圖
6、特殊工種培訓組織流程圖
7、培訓轉化跟蹤流程圖
8、培訓考核獎罰流程圖
9、內部培訓師管理流程圖
五、安全管理流程
1、三級培訓組織流程圖
2、安全演練組織流程圖
3、安全責任承諾書簽訂流程圖
4、安全檢查流程圖
5、特種設備定期點檢流程圖
6、安全隱患排查流程圖
7、安全隱患整改流程圖
8、安全責任追究流程圖
9、突發(fā)事件處理流程圖
六、會議管理流程
1、公司月度總結會流程圖
2、銷售月會流程圖
3、生產(chǎn)月會流程圖
4、安全周會流程圖
5、生產(chǎn)晨會流程圖
6、公司主管周會流程圖
七、制度管理流程
1、制度制訂審批流程圖
2、制度修改審批流程圖
3、制度廢止審批流程圖
4、制度執(zhí)行跟蹤流程圖
5、違章處理流程圖
6、公文發(fā)放流程圖
八、檔案管理流程
1、公文回收流程圖
2、人事檔案管理流程圖
3、培訓檔案管理流程圖
4、財務檔案管理流程圖
5、客戶檔案管理流程圖
6、安全檔案管理流程圖
7、供應商檔案管理流程圖
8、公文檔案管理流程圖
9、項目檔案管理流程圖
10、技術檔案管理流程圖
11、設備檔案管理流程圖
九、財務管理流程
1、年度預算制訂流程圖
2、預算調整審批流程圖
3、報銷流程圖
4、借款審批流程圖
5、供應商付款流程圖
6、客戶對賬流程圖
7、銀行對賬流程圖
8、固定資產(chǎn)盤點流程圖
9、材料盤點流程圖
10、固定資產(chǎn)報廢審批流程圖
11、增值稅票開票流程圖
十、采購管理流程
1、采購市場調查流程圖
2、供應商篩選流程圖
3、大宗材料招標流程圖
4、采購合同簽訂流程圖
5、采購計劃制訂審批流程圖
6、采購訂單確認流程圖
7、供應商管理流程圖
8、零星材料采購審批流程圖
十一、銷售管理流程
1、市場調查流程圖
2、客戶篩選流程圖
3、市場開發(fā)方案制訂流程圖
4、購銷合同簽訂流程圖
5、客戶訂單確認流程圖
6、訂單生產(chǎn)確認流程圖
7、客戶樣品確認流程圖
十二、客戶管理流程
1、客戶拜訪流程圖
2、客戶維護流程圖
3、客戶投訴處理流程圖
4、流失客戶原因分析流程圖
十三、物流管理流程
1、物流信息收集流程圖
2、物流商篩選流程圖
3、運輸合同簽訂流程圖
4、運輸費用結算流程圖
5、發(fā)貨開單流程圖
6、發(fā)貨流程圖
7、發(fā)貨跟蹤流程圖
十四、生產(chǎn)管理流程
1、作業(yè)計劃制訂流程圖
2、材料配送流程圖
3、輔料領取流程圖
4、交接班流程圖
5、作業(yè)統(tǒng)計流程圖
6、現(xiàn)場管理流程圖
十五、技術管理流程
1、新產(chǎn)品研發(fā)流程圖
2、新產(chǎn)品試制流程圖
3、新產(chǎn)品定型評審流程圖
4、工藝技術改進流程圖
5、新產(chǎn)品技術資料交接流程圖
6、設備改造審批流程圖
十六、設備管理流程
1、設備采購流程圖
2、設備安裝驗收流程圖
3、設備責任人確認流程圖
4、設備報修流程圖
5、設備更新審批流程圖
6、設備配件管理流程圖
十七、質量管理流程
1、工序檢驗流程圖
2、成品檢驗流程圖
3、質量故障處理流程圖
4、質量事故責任追究流程圖
5、質量信息統(tǒng)計流程圖
6、計量器具送檢流程圖
7、計量器具報廢流程圖
8、樣品管理流程圖
十八、倉儲管理流程
1、材料入庫流程圖
2、成品入庫流程圖
3、輔料配件領取流程圖

Tags：企業(yè)流程梳理 方法 流程梳理

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